Получение и сканирование входящей корреспонденции
Забираем входящую корреспонденцию и почту из отделений Почты России, регистрируем и сортируем документы, сканируем содержимое и передаем электронные копии по согласованному регламенту. Работа с бумажными оригиналами настраивается отдельно.
Получаем корреспонденцию
Организуем получение почты для юридических лиц и забор входящей корреспонденции из согласованных отделений Почты России по доверенности и установленному графику.
Регистрируем и сканируем
Фиксируем входящие отправления, сортируем документы и выполняем сканирование входящей корреспонденции с согласованным именованием файлов и реестром.
Передаем цифровой результат
Формируем электронные копии и отчетность. Оригиналы храним, возвращаем или передаем клиенту по установленному регламенту.
Когда это особенно полезно
- нужно получать входящую почту без регулярных поездок сотрудников в отделение;
- бумажные письма должны становиться доступными в цифровом виде сразу после обработки;
- юридическому, административному или бухгалтерскому подразделению нужен единый реестр входящих документов;
- важно контролировать оригиналы и понимать, где находится каждый документ.
Что можно настроить
- график посещения почтовых отделений;
- правила регистрации и классификации;
- формат сканов, имена файлов и структуру папок;
- канал передачи электронных копий;
- сроки хранения и порядок выдачи или возврата оригиналов;
- состав ежедневной, периодической или итоговой отчетности.
Входящая корреспонденция из Почты России в цифровом виде по согласованному регламенту
Решение объединяет две компетенции City Mobile Post: почтовое обслуживание и оцифровку документов. При этом состав этапов можно сократить или расширить под внутренний процесс клиента.
Забор
Получаем входящую почту в согласованных отделениях.
Регистрация
Фиксируем отправления и классифицируем документы.
Сканирование
Переводим документы в цифровой вид по заданным правилам.
Передача
Отдаем сканы, реестр и информацию по оригиналам.
Какую задачу закрывает это решение
Подходит, когда клиенту нужен не отдельный курьер или сканер, а контролируемый процесс от получения письма до цифровой копии.
- получение и сканирование входящей корреспонденции;
- получение входящей почты и оцифровка документов;
- получение почты для юридических лиц с передачей сканов;
- забор почты из Почты России и электронная обработка;
- входящая корреспонденция в электронном виде с учетом бумажных оригиналов.
Частые вопросы
О получении почты, сканировании и работе с оригиналами.
Можно получать сканы входящей почты без доставки оригиналов в офис?
Да. Можно настроить процесс, при котором корреспонденция забирается из отделения, регистрируется и сканируется, а оригиналы хранятся или передаются по отдельному графику.
Как быстро можно получать электронные копии?
Срок зависит от графика получения почты, объема и правил обработки. Нужный SLA фиксируется в регламенте до запуска.
Можно вести реестр входящей корреспонденции?
Да. Состав полей реестра, классификация и формат передачи данных согласуются с клиентом.
Что происходит с оригиналами?
Можно согласовать хранение, периодическую передачу, выдачу по запросу или возврат оригиналов в установленном порядке.
Хотите получать входящую почту уже в цифровом виде?
Опишите отделения, примерный объем корреспонденции и желаемый срок передачи сканов. Мы предложим рабочую схему и состав отчетности.